Dembrane: Den Bosch nam alle stakeholderdialogen van een maand op in hun eindrapport

Datum: April 2024 - Juni 2024
Deelnemers: 200+ stadsstakeholders
Kern ROI: 70x sneller | 25x dekking | 40% goedkoper

Kernbevindingen: "ECHO liet ons de breuklijnen en gemeenschappelijke punten zien in minuten, niet maanden. Het is de eerste keer dat ons hele team zich vooruit voelde in het debat." - Marloes Engelhardt; Projectmanager

Impactnotities: 225 stakeholders gehoord (raadssessies, 2 ondernemersforums, 141 uploads door individuen via de qr-code, 40 straatinterviews). 60+ uur ruwe audio → volledig rapport in 1 dag in plaats van de gebruikelijke ±10 weken. 100% citaattraceerbaarheid van woordelijke transcriptie tot eindaanbevelingen. 3 "quick-win" maatregelen (veiligere Hinthamerstraat, verbeteren fietsparking, test microbus). Stakeholders zeiden dat het proces transparanter was dan voorgaande raadplegingen.

De Gemeente 's-Hertogenbosch (Den Bosch) werkte samen met Dembrane om AI-ondersteunde burgerparticipatieprocessen te implementeren in drie pilotprogramma's in 2024. Met behulp van Dembrane's ECHO-platform kon de gemeente maanden aan stakeholdersdialogen, straatinterviews en publieke consultaties verwerken in minuten in plaats van maanden. Het resultaat was een duidelijk mandaat voor een autovrije binnenstad (autoluwe stad), aanzienlijke ROI voor de gemeente, en een herhaalbare methodologie die nu wordt toegepast op zorgverlening en andere burgerparticipatie-programma's.

Achtergrond

De Uitdaging van Moderne Burgerparticipatie

De Gemeente 's-Hertogenbosch stond voor een veelvoorkomende uitdaging in modern bestuur: hoe grote hoeveelheden burgerinput over meerdere participatiekanalen zinvol te verwerken en synthetiseren. Traditionele methoden voor het analyseren van publieke consultatie data waren tijdrovend, duurde vaak maanden om te verwerken en samen te vatten, én tegen die tijd was het politieke momentum voor besluitvorming vaak weggeëbd.

De gemeente richtte zich specifiek op mobiliteit- en stedelijke planningsbeslissingen die brede burgersteun vereisten. Eerdere consultatieprocessen hadden uitgebreide data gegenereerd maar misten de analytische capaciteit om snel patronen, consensuspunten en meningsverschillen te identificeren die beleidsbeslissingen konden informeren.

De maatschapelijke opgave van 's-Hertogenbosch

's-Hertogenbosch, een historische stad in Noord-Brabant met ongeveer 155.000 inwoners, worstelde met typische stedelijke uitdagingen: het balanceren van toegankelijkheid, duurzaamheid en leefbaarheid in het stadscentrum. De gemeente erkende dat effectieve beleidsvorming niet alleen burgerinput vereiste, maar ook de capaciteit om die input snel te verwerken en begrijpen om democratische legitimiteit en politiek momentum te behouden.

ECHO Gebruiken

Dembrane's ECHO-platform werd ingezet om de complete workflow van burgerparticipatie-dataverwerking te hanteren:

• Transcriptie : Automatisch uitschrijven van opgenomen dialogen en consultaties

• Anonimisering : Privacy/GDPR-conforme verwerking van burgerinput

• Onderwerpsmodellering : AI-gedreven identificatie van kernthema's en discussiepunten

• Synthese : Generatie van handelbare inzichten en consensus-identificatie

Dembrane's implementatie ondersteunde vele verschillende participatiekanalen zoals traditionele publieke inspraakvonden, straatinterviews met burgers, stakeholdersdialogen met georganiseerde groepen en digitale participatieplatformen.

Implementatie: Drie Pilotprogramma's

De gemeente koos ervoor Dembrane's oplossing te testen over drie verschillende pilotprogramma's, elk ontworpen om verschillende aspecten van burgerparticipatie te verkennen. De eerste pilot richtte zich op burgerpanels, voortbouwend op eerdere deliberatieve sessies met geselecteerde burgervertegenwoordigers. Deze diepgaande deliberatieve sessies maakten uitgebreide beleidsverkenning mogelijk met diverse stakeholderinput, waarbij het vermogen van het systeem om complexe, genuanceerde discussies te hanteren werd getest.

De tweede pilot richtte zich op de brede mobiliteitstransitie waarmee het stadscentrum werd geconfronteerd. Deze stadsbrede consultatie betrok het algemene publiek, lokale bedrijven en belangenorganisaties bij het ontwikkelen van duurzaam mobiliteitsbeleid. De omvang en diversiteit van deelnemers maakte deze pilot bijzonder uitdagend, maar uiteindelijk het meest succesvol. De AI-ondersteunde verwerking stelde de gemeente in staat duidelijke patronen in burgervoorkeuren te identificeren, wat uiteindelijk een sterk mandaat genereerde voor implementatie van een autovrije binnenstad.

De derde pilot was gepland rondom buurtbetrokkenheid, specifiek met de Zandbewoners woongemeenschap, gericht op hyperlokale consultatie processen. Hoewel deze pilot werd gepland tijdens de initiële fase, werd deze niet volledig geïmplementeerd, wat nuttige inzichten opleverde over het belang van sequencing en resource-allocatie bij het uitrollen van nieuwe consultatie technologieën.

Stakeholder Ervaringsanalyse

De implementatie onthulde vijf verschillende stakeholders categorieën binnen de gemeentelijke structuur, elk met verschillende behoeften en ervaringen van het AI-ondersteunde consultatieproces. Het begrijpen van deze verschillende perspectieven bleek cruciaal voor het succes van het project en biedt waardevolle inzichten voor andere gemeenten die vergelijkbare implementaties overwegen.

Op uitvoerend niveau kregen wethouders en raadsleden vertrouwen in evidence-based beleidsbeslissingen door toegang tot heldere, gesynthetiseerde burgerinput. Politieke leiders worstelen vaak met de uitdaging van het balanceren van democratische consultatie met de noodzaak voor daadkrachtig handelen. Het AI-ondersteunde proces voorzag hen van verdedigbaar bewijs voor controversiële beslissingen terwijl het politieke risico werd verminderd door aangetoonde burgerengagement.

Senior beleidsadviseurs zoals Marloes Engelhart fungeerden als cruciale influencers, die politieke leiding en operationele teams verbonden. Marloes's ervaring vatte het transformatieve potentieel van de aanpak samen: " ECHO liet ons de breuklijnen en gemeenschappelijke punten zien in minuten, niet maanden. Het is de eerste keer dat ons hele team zich vooruit voelde in het debat." Deze stakeholdergroep waardeerde vooral het verbeterde vermogen om strategisch advies te geven gebaseerd op uitgebreide burgerinput, waardoor ze controversegebieden en consensus konden anticiperen voordat ze politieke uitdagingen werden.

Projectmanagers en facilitators voelden zich bevrijd van de administratieve last van dataverwerking om zich te concentreren op waar ze het beste in waren: zinvolle burgerengagement en procesfacilitatie. In plaats van weken te besteden aan handmatig coderen van consultatietranscripties en patronen proberen te identificeren, konden ze zich concentreren op het ontwerpen van betere participatieprocessen en het bieden van doordachte interpretatie van resultaten. Deze verschuiving van data-worsteling naar strategisch denken bleek het gemeentepersoneel veel energie te geven.

Technische data verantwoordelijken rond compliance en IT-integratie waren aanvankelijk bezorgd over privacy en databeschermingsvereisten, maar ontdekten dat Dembrane's robuuste anonimisering- en databeschermingsmaatregelen daadwerkelijk gemeentelijke standaarden overtroffen. De succesvolle integratie met bestaande gemeentelijke systemen toonde aan dat innovatieve technologie kon werken binnen gevestigde governance-kaders.

Inkoopspecialisten, vaak sceptisch over nieuwe technologie-implementaties, vonden de duidelijke ROI-demonstratie en meetbare uitkomsten maakten de case voor voortgezette investering rechttoe rechtaan. Het vermogen om specifieke beleidsbeslissingen aan te wijzen die door de technologie mogelijk werden gemaakt, gecombineerd met gedocumenteerde tijdbesparingen, leverde het soort concrete bewijs dat inkoopprocessen vereisen.

Resultaten en Impact

De meest zichtbare directe uitkomst was een duidelijk mandaat voor implementatie van een autovrije binnenstad. Deze controversiële stedenbouwkundige beslissing was jarenlang onderwerp van discussie geweest, maar eerdere consultatieprocessen hadden gefaald in het genereren van het soort duidelijke burgergeleiding dat politieke leiders nodig hadden om vooruit te gaan. De AI-ondersteunde verwerking onthulde zowel gebieden van sterke consensus als specifieke zorgen die aangepakt moesten worden, wat een roadmap voor implementatie opleverde in plaats van alleen algemene steun.

De efficiëntiewinsten waren dramatisch. Analyses die voorheen maanden duurden werden voltooid in minuten, waardoor het gemeentelijke communicatieteam zich kon concentreren op interpretatie en strategie in plaats van dataverwerking. Deze snelheid betekende dat consultatieresultaten konden worden geïntegreerd in besluitvormingsprocessen terwijl de onderwerpen nog politiek actueel waren, waarbij de verbinding tussen burgerinput en beleidsuitkomsten werd behouden die essentieel is voor democratische legitimiteit.

Misschien wel het belangrijkste was dat de aanpak buy-in genereerde door de gemeentelijke organisatie. Cross-departementale afstemming ontstond omdat verschillende stakeholdersgroepen konden zien hoe het proces hun specifieke behoeften diende terwijl het bijdroeg aan algemene gemeentelijke effectiviteit. Politieke leiding kreeg vertrouwen in evidence-based beslissingen, operationeel personeel kon zich concentreren op hun kerncompetenties, en technische teams zagen succesvolle innovatie binnen gevestigde governance-kaders.

Het succes van de initiële implementatie leidde tot methodologiereplicatie over andere gemeentelijke functies. De aanpak ontwikkeld voor mobiliteitsconsultatie is aangepast voor zorgbeleidconsultaties en andere burgerparticipatieprogramma's. In plaats van AI-ondersteunde consultatie als een speciaal geval te behandelen, heeft de gemeente het geïntegreerd in hun standaard operatieprocedures voor belangrijke beleidsbeslissingen.