Online participatietools; hoe kies je de juiste?

3 juli 2025

Online participatietools zijn niet meer weg te denken uit ons werkveld. Ze helpen je om uiteenlopende doelgroepen te bereiken, data te verzamelen en interactie op schaal mogelijk te maken. Maar het aanbod is groot en divers. Hoe kies je nu de juiste tool voor jouw project of organisatie?

Auteur: Sabine van Wylick

Waarom zou je een online tool gebruiken voor je participatie? De juiste participatietool versterkt:

de kwaliteit van de participatie (denk aan inclusie, transparantie en toegankelijkheid);
de efficiëntie van je proces (tijdbesparing, overzicht, dataverzameling);
de betrokkenheid van je doelgroep (laagdrempeligheid, gebruiksvriendelijkheid).

Maar kies niet lukraak een tool: een verkeerde keuze kan leiden tot frustratie bij deelnemers, onvolledige data of gemiste kansen op impact. Verdiep je in het aanbod om zo de juiste keuze te kunnen maken.

Verschil website en participatieplatform

Soms wordt er gezegd: We hebben al een website, dus een participatieplatform is niet nodig. Maar het zijn twee verschillende soorten middelen. Een website is meestal alleen geschikt om te informeren terwijl je met een participatieplatform ook kunt raadplegen, adviseren en zelfs co-creëren. Participatieplatforms zijn dus interactief. Voorbeelden van veelvoorkomende functionaliteiten op participatieplatforms:

Stemmen of liken
Reageren op ideeën, ontwerpen of documenten
Punten plaatsen op een kaart
Inschrijven voor sessies
Samenwerken aan documenten
Polls of surveys
Mee-ontwerpen
Online meetings

Stappenplan keuze online participatieplatform

Stap 1: Begin bij de basisuitgangspunten van je participatie

Voordat je tools gaat vergelijken, moet je scherp hebben wat je met de participatie wilt bereiken en welke middelen en methodes daarvoor nodig zijn. Stel jezelf vragen als:

Wat is het doel van de participatie?
Welke doelgroepen wil je bereiken?
Wat is je participatiestrategie (gebruik hierbij de participatieladder)?
Welke methodes en middelen ga je inzettten?
Hoeveel tijd, capaciteit en budget heb je beschikbaar?

Stap 2: Bepaal je criteria voor je online tool

Stel criteria op die voor jouw project het belangrijkst zijn. Denk aan:

Gebruikersvriendelijkheid
Meertaligheid
Mogelijkheden voor moderatie
Beveiliging, data en privacy
Integratie met andere systemen (zoals GIS of CRM)
Kosten/licentiestructuur
Alleen voor één project of ook geschikt voor meerdere projecten?

Stap 3: Maak een shortlist van leveranciers

Er zijn vele aanbieders van tools. Laat je inspireren door de tools die al op Partispiratie staan. Kijk welke voldoen aan jouw criteria en maak een top 3.

Stap 4: Test en evalueer

Vraag een demo aan (meestal is dat gratis!) of vraag bij de aanbieders meer informatie of een adviesgesprek aan. Stel vragen als:

Wat zijn de mogelijkheden (en de onmogelijkheden)?
Kun je zelf aanpassingen doen?
Hoe is de ondersteuning (support, handleidingen)?
Hoe staat het met de beveiliging en is de tool AVG-proof?
Wat zijn de kosten en de voorwaarden?

Stap 5: Kies je tool, ervaar en evalueer

Gebruik de tool voor je project. Maak veelvuldig gebruik van de mogelijkheden en evalueer na een tijdje hoe het gaat en wat je bevindingen zijn. Koppel deze ook terug aan de leverancier en vraag zonodig advies. De meeste leveranciers denken graag met je mee!

Tips voor succes

Bezint eer ge begint! Formuleer eerst een helder programma van eisen
Vraag indien mogelijk een gratis demo aan
Let op de gebruiksvriendelijkheid én de kosten
Zorg voor voldoende en gerichte promotie richting je doelgroep: verleid mensen om mee te doen. Pas je communicatiestrategie hierop aan!
Laat je goed adviseren over de mogelijkheden en de onmogelijkheden van een tool – bij voorkeur door een onafhankelijke partij
Laat je inspireren op Partispiratie.nl!

Tot slot: er is geen one-size-fits-all

Participatie is maatwerk en dat is de inzet van een tool ook.

Soms is zelfs een combinatie van tools de beste oplossing. Denk aan een tool voor polls gekoppeld aan een uitgebreidere tool voor dialoog en besluitvorming. Blijf experimenteren en leer van elkaar: ervaringen uitwisselen is goud waard.

Meer weten?

Op Partispiratie verzamelen we beschikbare tools voor participatie maar ook praktijkverhalen en inspiratie van professionals uit het veld. Deel ook jouw inzichten!